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Como buen emprendedor del siglo XXI, seguramente has dedicado parte de tus esfuerzos de marketing a abordar los principales canales digitales — tu empresa ha seguido todos los pasos para tener una gran presencia en las Redes Sociales, te has dedicado a crear contenido de calidad y a innovar en tus estrategias con cada tendencia.
Con las prácticas de Marketing digital contemporáneas las empresas tienen la oportunidad de alcanzar a sus clientes potenciales con un mayor control y un coste menor utilizando estrategias que permiten romper las barreras del espacio y el tiempo. Aún así, ninguna de esas estrategias te permite estar cara a cara con tu público objetivo. No es que nos sintamos nostálgicos, es lo que afirman los datos.
De acuerdo a un estudio reciente, una gran mayoría de profesionales de marketing de alto nivel ejecutivo afirma que los eventos en vivo son el canal de marketing más efectivo, y un 80% de comerciantes atribuyen el éxito de sus empresas a los eventos organizados.
A continuación, hablaremos sobre las 5 estrategias más efectivas para organizar un gran evento, sin importar el tipo de empresa que tengas, y cómo usarás las herramientas de marketing digital para lograrlo.
Antes de comenzar, sin embargo, recomendamos que veas este video donde te presentamos los fundamentos que todas ellas usan para que puedas implementarlas de manera exitosa, ¡adelante video!
#1 Encuentra el Propósito de tu Evento
Según Kevin Nguyen de ThreeSixtyEight, el 2019 es el año en que los negocios utilizarán como estrategia organizar todo tipo de eventos ya que a través de las experiencias humanas las empresas lograrán diferenciarse de sus competidores. La clave para que un evento sea exitoso está en identificar su propósito y conectarlo a un nivel más personal con quienes asistan.
Mucho antes de empezar la organización y planificación de un evento, debes tener muy claro el propósito. Para ello debes encontrar la dirección correcta y evitar que el propósito de tu evento sea poco preciso, como por ejemplo decir que solo quieres encontrar más clientes. Puedes seguir un simple pero eficaz concepto: ir a por tu meta SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, and Timely por sus siglas en inglés).
Los objetivos SMART pueden orientar tu proyecto con una meta clara y realista para planificar e implementar el evento. Puedes tener más de una meta en mente, siempre y cuando las mantengas presentes a la hora de empezar a planificar el evento.
Un buen ejemplo de un evento corporativo con los objetivos claros es el evento de networking que realizó The Mice Blog. Después de darse cuenta de que sus discusiones semanales en Twitter lograban bastante participación por parte de los usuarios, decidió planificar un evento en vivo que resultó exitoso.
Al preguntarle sus objetivos estaba más que claro: compartir las mejores prácticas de la industria, colaborar entre usuarios, poder hacer network con profesionales y extender el ciclo de vida del evento.
Sus objetivos son específicos, calculables, alcanzables y relevantes. Como puedes ver dentro del ejemplo, también es clave saber cuál es la audiencia destinataria, es decir, para quién estás planificando el evento. Sin importar el tipo de evento que realices, este es uno de los puntos que más claros debes tener.
Hay muchos tipos de eventos corporativos diferentes, pero cualquiera que elijas realizar, hazlo con propósitos claros y destinados a la audiencia adecuada. Tus invitados estarán felices de asistir y habrá más probabilidades de que compartan su experiencia con otros, ya que el 74% de los asistentes dice tener una opinión más positiva respecto a la compañía, marca, producto o servicio que se promociona después de asistir a un evento.
#2 Crea Contenido Atractivo y Marca los Calendarios
Has decidido realizar un evento y ya tienes tus propósitos claros, también sabes a qué audiencia quieres dirigirte, ¡muy bien! Ahora hablaremos sobre lo que tienes que hacer para generar interés en tu evento, fortalecer la percepción de tu marca y aumentar el nivel de afinidad con tu audiencia objetiva.
Crea una página web profesional
Una de las mejores maneras de promocionar tu evento profesional para generar interés en tu audiencia es crear una página web para anunciar tu evento. Una de las cosas que hay que tener presente a la hora de crear una página web es la experiencia del usuario, debe ser memorable para aumentar la probabilidad de que se registren y asistan al evento.
Este es un gran ejemplo de una página web promocionando exclusivamente un evento. Como puedes ver, es sencillo pero concreto. Informa al usuario de cuándo es, dónde es, y mediante un gráfico llamativo muestra un “countdown” para el evento, generando así bastante interés. Si deseas crear una página web para tu evento, echa un vistazo a nuestra guía sobre cómo crear una landing page efectiva.
Hay que tener en cuenta que en una página web no solo cuenta la estética o el diseño. Optimizar el contenido te ayudará a alcanzar las primeras posiciones en Google cuando alguien busque información relacionada con el evento.
Para lograr mejores resultados a largo plazo, puedes mejorar el posicionamiento orgánico de tu web en Google mediante estrategias de SEO. Para eso, deberás crear contenido útil y de valor para poder alcanzar a tu audiencia destinataria y optimizarlo para que los usuarios puedan encontrar tu página web en Google.
Pero para lograr visibilidad inmediata y asegurar tu posición entre los primeros puestos de Google, puedes crear campañas a través de Google Ads. Si quieres saber cómo lograrlo, no te pierdas nuestro artículo sobre cómo crear campañas en Google Ads.
Optimizar las campañas de Google Ads es fundamental para que éstas tengan el mayor resultado posible y obtener el mejor retorno de inversión (ROI) posible. Kolau ofrece uno de los motores de optimización automática más potente y es el único que ofrece un plan gratuito.
Es clave que los usuarios de Google al darle clic a tu resultado tengan una experiencia amena y se sientan atraídos por lo que ven. Si deciden irse enseguida porque el contenido es superficial o irrelevante, Google lo detectará y penalizará la página con una posición inferior dentro de la zona orgánica o gratuita de los resultados.
Alcanza a tu audiencia a través del email marketing
Según un estudio de Hubspot realizado recientemente, el 40% de los comerciantes afirman que la mejor manera de promocionar un evento es mediante emails.
Después de haber creado una página web eficaz para invitar a los usuarios a tomar acción, el paso siguiente es empezar a regar la voz. Con una herramienta tan eficiente como el email, puedes llegar a tus clientes actuales y a sus contactos haciendo un newsletter lleno de contenido convincente para hacerles saber con anticipación por qué deben aceptar la invitación y asistir al evento.
Esta invitación de parte de Campaign Monitor es un excelente ejemplo de cómo abordar a tu base de clientes con contenido relevante y preciso. No solo le explica al usuario qué evento es y qué aprenderán si asisten, también les da la opción de de interactuar con sus redes sociales, y de reenviar el correo a quien ellos consideren que le pueda interesar.
Con un porcentaje tan alto de ejecutivos de marketing de alto nivel afirmando que la mejor manera de crear interés en un evento es mediante una campaña de email dirigida a tu base de clientes actuales y potenciales, no cabe duda de que será una herramienta eficaz para que tu evento sea todo un éxito.
Crea un evento en Facebook
Como vimos en el ejemplo anterior, es importante agregar enlaces para compartir el evento en cuestión en las redes sociales cuando envías las invitaciones por email a tu base de clientes.
Facebook ofrece una gran herramienta en su plataforma para promocionar desde temprano un evento y complementar tus otros esfuerzos de promoción.
La opción de crear Eventos en Facebook es una gran manera de generar interés en los usuarios y mantenerlos informados sobre cuándo será, ya que una vez que aceptan la invitación automáticamente se guarda en los calendarios del smartphone.
Pero recordar a los invitados la fecha del evento no es la unica caracteristica que ofrece esta función de Facebook. Según un estudio de Hubspot, una gran cantidad de usuarios no tomarán en serio el evento de Facebook a menos que utilices la plataforma para generar contenido de interés relacionado con el evento.
Pueden pasar meses entre la primera publicación de invitación y el evento en sí, por lo que es clave tomar la oportunidad de atraer a los invitados publicando contenido relevante y de calidad en la página del evento de Facebook.
Los eventos en Facebook te permiten afianzar la relación con el usuario y al mismo tiempo funciona como un gran canal comunicativo para crear enlaces hacia tus otros esfuerzos de promoción, como tu página web. Como veremos en el siguiente punto, las redes sociales son una herramienta clave para generar interés sobre el evento.
#3 Promociona tu evento en Redes Sociales
¿Sabías que la mayoría de los consumidores actuales son Millennials? Un estudio de EventBrite revela que el 73% de los millennials asisten a eventos como una forma de expresión, y utilizan las interacciones en línea como inspiración y camino a la participación en la vida real.
Las Redes Sociales son una herramienta clave para expresarse, no solo entre millennials. Con Facebook liderando con 2.32 billones de usuarios e Instagram con 1 billón, no es de extrañar que a los consumidores les motive vivir una experiencia como forma de expresión.
Segun EventBrite, el 48% de los millennials afirma que asisten a los eventos para tener algo que compartir en sus redes sociales. Con esto presente, es clave que tu evento esté enfocado en crear una experiencia digna de compartir. A continuación hablaremos de cómo generar interés usando las redes sociales antes, durante y después de tu evento.
Crea un Hashtag Memorable
Instagram y Twitter son dos plataformas geniales para promocionar tu evento desde temprano y crear un sentido de comunidad en línea enfocado en él. Para lograrlo, tu mejor herramienta es la creatividad.
Piensa en un Hashtag memorable y único que te permita unificar los usuarios en las diferentes plataformas de Redes Sociales. Utilízalo en la página web del evento, y en la página del evento en Facebook. Esta es una gran manera de alentar a los visitantes y posibles asistentes a participar en las redes sociales.
Esta no es solo una excelente manera de fomentar interés y conversación alrededor de tu negocio y evento, sino que también te permite analizar y realizar seguimiento al compromiso e interacciones desde temprano. Según Neal Schaffer, CEO y Principal Social Media Strategy Consultant en Maximize Your Social:
“Hacer que las personas sepan de antemano el hashtag de su evento es una herramienta promocional increíble. Cuando la gente comienza a ver tweets y retweets y publicaciones que tienen un determinado hashtag, incluso si no saben de qué se trata, ese hashtag hará que la gente se interese en él y vaya al evento».
También los hashtags son una gran manera de que los asistentes interactúen entre ellos y compartan su experiencia durante el evento, lo cual podrás utilizar como herramienta de marketing en el futuro.
Convierte a tu público en promotor
Piensa en una marca altamente popular con una gran audiencia en las redes sociales. Hoy en día, esas marcas se apoyan en sus seguidores “influencers” para seguir creciendo. Es como el marketing de boca-en-boca pero en este caso, los influencers promocionan a las marcas mediante contenido visual y entretenido.
En este ejemplo, podemos ver como @HideMyCoat promociona de una manera natural el evento usando su hashtag memorable y único, añadiendo también la ubicación y la hora para que pueda alcanzar a un mayor público.
Esta es una gran estrategia para lograr mayor visibilidad y alcanzar a tu audiencia destinataria como una PYME promocionando un evento en las Redes Sociales.
Acércate a los usuarios que ya han aceptado la invitación al evento y ofréceles incentivos para promocionarlo en sus redes. Puedes, por ejemplo, ofrecerles descuentos o promociones exclusivas a cambio de 3 o 4 publicaciones que logren que sus seguidores tomen interés en el evento y se inscriban.
Según Luria Petrucci, Co-Fundadora de Live Streaming Pros, una de las mejores maneras de promocionar tu evento es la siguiente:
Involucrar a tu audiencia en el proceso para que estén totalmente comprometidos y sientan que es tanto TU PROYECTO como el suyo.
Crea comunidades fuertes en línea
Recuerda que el propósito de promocionar tu evento utilizando diferentes redes sociales es crear un sentido de identidad con un mensaje que resuene en tu audiencia, ya que estas son las herramientas que utilizarán tus invitados para compartir su experiencia.
Aún antes de que comience el evento, es importante crear una comunidad que una a tus clientes e invitados. Para eso puedes utilizar desde Twitter hasta grupos de LinkedIn para asociar a tus clientes mediante intereses mutuos. Esto les permitirá sentirse conectados y crear tanto redes profesionales como personales.
Según un estudio de ToneDen, 9 de cada 10 millennials han asistido al menos a un evento en vivo en el último año. No solo valoran la experiencia por encima de las cosas materiales (el 75%), si no que también utilizan la oportunidad para conectarse personalmente con otros asistentes y crear redes profesionales.
Un evento corporativo te permitirá ser un canal de confianza entre tus clientes para crear comunidades vibrantes y leales a tu negocio, marca o persona. Todo empieza en las redes sociales.
#4 Organiza tu Evento en Vivo y En Línea
Digamos que has estado planificando un evento educativo sobre las nuevas tendencias de anuncios de Google, con dos oradores reconocidos y respetados en el área. Suena muy interesante, y ya te han confirmado la asistencia al menos 60 personas. Pero más personas te han comunicado que no pueden asistir porque no estarán en la ciudad. La solución: transmitir en vivo.
Una de las mayores tendencias actuales que vemos durante los eventos en vivo, es la iniciativa de crear una oportunidad para integrar a quienes no pueden asistir mediante una transmisión en vivo. Es una gran forma de mostrar interés a toda tu audiencia y ofrecerles fascinantes maneras de conectar entre ellos.
Los eventos con transmisión en vivo te permitirán involucrar a los clientes actuales y potenciales en la sala, al mismo tiempo que amplían el alcance de tu mensaje a aquellos que no pueden asistir. Te contamos cómo lograrlo gastando menos:
- Transmisión en YouTube: Para empezar, crea un canal en YouTube para tu evento, o utiliza el de tu negocio si ya lo tienes. Es importante que todas tus plataformas de redes sociales estén conectadas. Una vez que tengas tu canal de YouTube, deberás habilitar la opción de transmisión en vivo y podrás programarlo para la fecha del evento.
- Transmisión en Facebook Live: Facebook Live es una función de alta popularidad en Facebook que te permite compartir videos en vivo con tus seguidores. Cuando estés transmitiendo en vivo, el video aparecerá en el Feed de quienes hayan aceptado la invitación y también en el de tus seguidores, aumentando el alcance de audiencia. Una vez terminada la transmisión, los videos quedarán guardados en la sección de Videos de tu página.
Para que puedas generar interés entre tu audiencia objetiva de antemano y lograr que la mayor cantidad de personas se suscriban a la transmisión en vivo de tu evento, es necesario crear una cuenta regresiva en la página web de tu evento, como vimos en un ejemplo anteriormente.
En este caso la cuenta no es para el evento en físico sino para la transmisión. Esto ayudará a las personas que estén suscritas a saber cuándo es exactamente y a no perdérselo.
Esta función la ofrecen tanto YouTube como Facebook y básicamente te permite incrustar un reproductor de video en la página web de tu evento de antemano. Es una función simple y fácil de utilizar, pero te garantizará generar interés en tu audiencia y lograr que asistan la mayor cantidad de personas posible a tu evento, físicamente y en línea.
#5 Asóciate con Negocios Locales
Dicen que dos cabezas piensan mejor que una. En el caso de crear un plan de marketing exitoso para tu evento, cuando se planifica y ejecuta apropiadamente, asociarte con otro negocio local relevante para crear un evento puede tener un impacto significativamente mayor que si lo organizaras a solas.
Como ya hemos dicho, los eventos en vivo son una oportunidad grandiosa para que tus clientes no solo conozcan más tu marca, sino también para que los asistentes se relacionen y se creen vínculos entre ellos.
Lo mismo sucede cuando dos o más negocios se asocian con una misma causa. Como dice Helen Moon, fundadora y directora de EWL Club UK:
Los eventos en vivo son perfectos para fortalecer las relaciones existentes y establecer otras nuevas.
Estas colaboraciones te permitirán alcanzar a la audiencia que ya es leal a la otra empresa, y viceversa. Por lo que tendrías que utilizar las estrategias anteriores en conjunto para crear un exitoso evento en vivo. Lo principal es compartir el mismo propósito para fortalecer relaciones y crear una competencia saludable y rentable.
Por ejemplo, un hotel que busca atraer a un público más familiar podría asociarse con una juguetería local para organizar un picnic con la finalidad de recaudar fondos para la organización de niños de la zona. No solo estarían trabajando para una buena causa, también estarían unificando a dos audiencias distintas y poniendo ambos nombres en sus bocas.
En este ejemplo podemos ver la invitación a un evento organizado por dos compañías que poco tienen en común, y aún así genera una gran impresión. El propósito del evento está claro: recaudar fondos para ayudar a los residentes que no pueden pagarse unas lentes para llevar gafas.
La cervecería incluso ha dicho que un porcentaje de las ganancias que genere el evento se destinará a la compra de lentes de alta calidad. Es un gran ejemplo de cómo una buena causa puede unir a dos negocios locales, promocionar productos exclusivos (en este caso sus cervezas artesanales),y crear una impresión positiva en el público.
Organizar eventos es una gran estrategia para dar una identidad física a tu marca y asociarla con tu presencia en línea. Es clave para posicionarte en el mercado y ofrecer a tus clientes experiencias tangibles y memorables en esta era digital. ¿La mejor parte? Puedes tener la oportunidad de crear relaciones fortalecidas cara a cara y alcanzar a mayores audiencias.
Ahora ya sabes cómo promocionar un evento y hacer que sea memorable. Siguiendo estas estrategias de marketing, serás capaz de organizar eventos exitosos para promover tu negocio y lograr afianzar las relaciones con tus clientes.
