Emprender un negocio es el sueño de muchas personas, pero no resulta sencillo de llevar a cabo. El tiempo y las inversiones económicas que se requieren a veces pueden desmotivar a quienes se aventuran en este camino. Claro, sin mencionar algunos contratiempos que pueden aparecer en el trayecto.
Sin embargo, como toda ciencia en la vida, antes de trasladar una idea a la práctica, es importante saber la teoría correspondiente. En el caso de un emprendimiento, hay que tener una buena base de contabilidad y administración para planificar el rumbo que la nueva empresa tomará, así como anticipar cualquier tipo de imprevisto u obstáculo.
Cynthia Boris conoce a la perfección esta parte teórica, no solo por sus estudios, sino por la amplia experiencia laboral que posee. Por ello, al darse cuenta de que muchos negocios pasan dificultades debido a la falta de planeación e información, decidió fundar Business Lab, nuestra empresa destacada de la semana en el marco del Plan de Digitalización MIPYME en Paraguay.
Esta emprendedora nos cuenta con mucho detalle a qué se dedica su empresa y por qué sus servicios son tan especiales e importantes para sus clientes.
PREGUNTA: Hola, Cynthia, muchas gracias por brindarnos un espacio en tu agenda. ¿Nos podrías contar un poco más sobre tu empresa? ¿Cómo empezó Business Lab?
RESPUESTA: Es una consultora que inició hace casi 5 años a raíz de mi necesidad de independización. Trabajé desde los 17 años, soy licenciada en Administración y también estudié Derecho y Contabilidad. Prácticamente soy una apasionada a los números, a todo lo que significa emprender.
Después de que nacieron mis hijas, necesité quedarme un poco más en la casa y no quise dejar esa faceta profesional de mi vida. Entonces, fundé la empresa con la ayuda de mi hermana (ella es contadora) y la ayudé a seguir brindando el servicio, pero desde una figura de outsourcing y no como un empleada.
Empecé trabajando con uno de mis antiguos jefes, quien me pidió que lo ayudara con la administración. Luego de ese primer cliente, pasé a tener una cartera muy grande. Actualmente, Business Lab cuenta con una cartera aproximada de 100 clientes.
Nuestros servicios no solo abarcan la parte contable (liquidación de impuestos), sino que hay una parte de soporte, pues también colaboro con la implementación de sistemas contables administrativos. Esto va muy de la mano con poder organizar y gerenciar los departamentos de Contabilidad y Administración de los clientes con los que estoy trabajando.
P: ¿Qué hace diferente a Business Lab de otras empresas?
R: Yo no creo que existan otras empresas que brinden un servicio como el nuestro. Por lo general, ofrecen los típicos estudios contables, es decir, hacen la liquidación de impuestos. Nosotros vamos más allá. Les ayudamos a los clientes a darse cuenta en qué están gastando y no están dando comprobantes.
Por ejemplo, les decimos cuando hacen compras en el exterior con su tarjeta de crédito y no lo están reportando. O si vemos que hicieron un viaje al extranjero les preguntamos: “¿Dónde están los comprobantes de estos gastos?”. Ellos se dan cuenta de que no se preocuparon por pedir esos documentos. Queremos enseñarles que pueden gastar si lo desean, pero siempre documentando correctamente.
Luego, en la parte administrativa, les brindamos el ABC de la administración; es decir, cuáles son sus ingresos fijos, sus costos fijos, ayudarlos a calcular su flujo de caja, etc. Tratamos de darles todas las herramientas empresariales que no conocen porque nunca tuvieron la experiencia de estar del lado administrativo.
Asimismo, los emprendedores están muy acostumbrados a mezclar las finanzas personales con las finanzas de la empresa. Así que una de las lecciones básicas que siempre les doy es que ellos deben establecerse un salario y tienen que separar las cuentas personales de las cuentas de su emprendimiento.
Es fundamental entender que la cuenta de la empresa no es la caja chica personal.
Además, muchas empresas que están empezando ni siquiera tienen sistemas. Entonces se les dan las herramientas en Excel para que puedan manejar los reportes financieros más indispensables y puedan ir midiendo mes a mes el rendimiento del negocio. Saber qué tan rentable es, porque muchas veces las empresas solo ven la utilidad.
Esto es como un tratamiento médico. Yo siempre les digo a las personas que yo me veo como una nutrióloga. Me gusta llegar y darles el régimen alimenticio y enseñarles que esto es un 80/20: ellas tienen que hacer un 80% y yo solo un 20%. Si se quedan solo con la dieta y al día siguiente no la implementan, no van a lograr sus objetivos.
P: Nos llamó mucho la atención esa analogía que hiciste con la parte médica…
R: 
Es que es así. De hecho, siempre cierro mis consultorías de esa forma, porque a la gente le gusta la analogía: uno puede pagar al mejor nutricionista, pero si después no sigue el plan alimenticio, no tiene sentido. Yo les dejo las herramientas, las planillas, les enseño cómo hacer cuestiones básicas como conciliación bancaria, etc.
Actualmente, nadie dimensiona la importancia de las planillas, nadie quiere tomarse el trabajo de hacerlo, pero cuando el incendio está, ya es tarde. Entonces, sentarse un rato a hacer las tareas, anotar qué pasó durante el día, reflejar la actividad del día en números y poder evaluarlos es muy importante.
La parte más difícil es la concientización. Por lo general, cuando las empresas me llaman es porque están teniendo un problema. Ya saben cuál es la situación, ya tocaron fondo y no quieren que les vuelva a pasar. Digamos que vienen un poco concientizados, pero después se acomodan y vuelve a suceder.
Lamentablemente la curva es cíclica, me he percatado de ello. Es, nuevamente haciendo la analogía, como cuando la gente adelgaza y luego engorda. No hay una conciencia permanente, pero por eso estamos para ayudar.
La gente que emprende acá en Paraguay son jóvenes que se animan a arriesgar, lo hacen con mucha energía. Sin embargo, con tanto desconocimiento salen a experimentar y necesitan ayuda. Me refiero a entender la importancia del ahorro, costos fijos y costos variables, etc. Todo eso debería enseñarse desde el colegio. Nosotros salimos de clases sin saber qué es el debe y el haber. Entonces, hay mucho trabajo por hacer.
El Ministerio de Hacienda también está haciendo cambios constantemente. Ahora estamos inaugurando una nueva ley de reordenamiento tributario, por ejemplo. La gente aún no ha aprendido la ley de 1991 y ahora en el 2020 tenemos una nueva ley que modifica lo que la gente ni siquiera empezó a entender.
Da más gusto ayudar que recibir ayuda.
P: Muy interesante, Cynthia. ¿Nos podrías contar cuánto dura todo el proceso de consultoría?
R: Aproximadamente dos meses. Yo no hago consultorías de lunes a viernes, sino que organizo un calendario de trabajo. A cada cliente le asigno una cita de 4 horas por semana. En total, son 8 visitas que suman 32 horas. Después de ese tiempo, ya les dejo todas las herramientas necesarias.
Lo hago de esta manera porque yo suelo trabajar con los dueños de las empresas y ellos, según me he dado cuenta, necesitan tiempo para dedicarse a sus demás labores. Por ende, no puedo insistirles muchas horas.
P: Nos contaste que antes de fundar Business Lab tuviste varios trabajos. ¿Qué diferencias has percibido entre ser una empleada y tener tu propio negocio?
R: Es una diferencia gigantesca. Cuando uno es empleado, puede tener un manual de funciones o procedimientos y simplemente circunscribirse a ello. Sin embargo, ser emprendedor o empresario implica muchísimas más responsabilidades o tareas. Uno es su propio jefe y tiene que lidiar con los asistentes, con los clientes, etc.
Todo eso demanda mucho más compromiso, porque no tenemos horarios. Yo trabajo desde casa y me puedo levantar a las 6:00 de la mañana y estar trabajando hasta las 11:00 de la noche. Incluso a veces mi familia me reclama. En cambio, ser empleado significa que cumples tus 8 horas, apagas la computadora y te vas.
El trabajo del empresario o emprendedor no termina. En la noche sueñas lo que tienes que hacer al día siguiente. Eso sí, la satisfacción es mucho más grande. Que te llamen y te digan “me sirvió muchísimo lo que me enseñaste” o “te debo el que hayas mejorado mi gestión” vale más que cualquier salario.
Los emprendedores les damos lo mejor de nosotros a los clientes todos los días. Siendo un empleado, uno da lo mejor también, pero desde otra perspectiva, porque uno entiende que es prescindible.
P: Hemos visto que tienes Facebook e Instagram. ¿Hay algún tipo de publicación o estrategia que utilices en estas plataformas para atraer clientes?
R: Lo que a mí me gusta es compartir datos o mis conocimientos en las redes sociales. Como dije, estamos en una reforma tributaria en Paraguay, entonces me gusta transmitir todo lo nuevo que va saliendo, así como información general contable para el pueblo. Hago publicaciones que todos puedan entender para que sepan cómo manejarse ante estas reformas.
También me gusta estar en contacto con las personas para que me vean. De hecho, he trabajado con clientes en el extranjero que no me conocen cara a cara. Por ejemplo, tengo una clienta en Australia que vino hace una semana porque quería conocerme. Fue interesante estar en contacto con ella por redes, mostrarle cómo trabajo, cómo pienso, etc.
Por otro lado, no utilizo actualmente estas plataformas para promocionarme porque no tengo mucho tiempo. Publico durante unos 10 minutos y eso es lo máximo que puedo dedicarles a las redes. Solo una vez he pagado publicidad en Facebook e Instagram, cuando Business Lab cumplió 3 años. Quizá este año también me anime a hacerlo. Pero a mí me gusta más estar en contacto con los clientes. El crecimiento de la empresa ha sido mayormente de boca en boca.
El cliente satisfecho es el mejor anunciante, el mejor promotor que tenemos.
P: Es interesante que tengas clientes fuera de Paraguay. ¿Cómo logras trabajar con ellos a distancia?
R: Actualmente tengo una clienta en Sídney, Australia, y otra en Buenos Aires, Argentina. Ellas me encargan la facturación mensual, entonces yo remito las facturas a los clientes, hago la gestión de cobranza, la declaración de impuestos y el informe de gestión de sus negocios. Acá lo que hacemos es un outsourcing administrativo.
Nos manejamos con las herramientas básicas de Google; es decir, tenemos todos los informes en Drive. Gracias a esto el trabajo es más sencillo y no ha habido ningún problema hasta ahora. De esta manera puedes hacer negocios fuera del país y estar tranquilo de que la administración no se detiene.
P: ¿Hay algún cambio que quieras hacer en Business Lab en un corto o mediano plazo?
R: 
En un mediano plazo me gustaría ayudar a la capacitación virtual. Actualmente el SNPP (Servicio Nacional de Promoción Profesional), que es una oficina pública, está capacitando a gente en el tema de administración. Pero yo creo que hacen falta más herramientas para llegar a las personas que empiezan un emprendimiento sin tener lo básico.
Entonces, mi sueño es tener una plataforma para poder brindar a las pymes del país esa ayuda tan necesaria. Quiero mostrarles el ABC de la administración y de la parte tributaria para que no tengan la mala experiencia de tropezar en el primer año.
Sería prácticamente imposible hacer consultorías a cien empresas a la vez, pero virtualmente todo cambiaría. Aunque es una inversión grande, considero que es algo que se debe realizar.
P: ¿Qué te ha motivado todo este tiempo a seguir con Business Lab, sobre todo en los momentos difíciles?
R: Parece mentira que las estadísticas hablan y que el 80% de los microemprendedores tienden a bajar los brazos en el segundo año. Lo comparo con el despegue del avión, es una subida muy dura. El pasar de un salario fijo a tener que remar solo es muy complicado; pero la satisfacción del deber cumplido es grande.
En mi caso, lo que me motiva es apostar a que estoy haciendo bien mi trabajo y que voy por buen camino, por más que no sea sencillo. Asimismo, entender que ese es el camino que quiero seguir porque quiero dar mis conocimientos para que la gente se sienta satisfecha. Eso ha permitido que no me doblegue ante la comodidad, pues me han llegado a llamar de una multinacional y yo he dicho: “No, no puedo abandonar este sueño”.
Ahora estamos a punto de cumplir el quinto año, cada vez con más ánimo y más energía. Deseo que nuestro ejemplo sea una inspiración para los demás: no hay que rendirse ni ante el mejor espejismo. Hay que seguir para adelante porque los sueños merecen una oportunidad.
P: ¿Algún consejo final para los emprendedores y pequeños empresarios?
R: 
Antes de empezar su emprendimiento, les recomiendo que se capaciten y lean. Ahora tenemos herramientas maravillosas a nuestro alcance para lograrlo. Busquen tutoriales, cualquier información o testimonio de otros emprendedores que les pueda ayudar.
Si no entienden lo que ven o leen, busquen ayuda. Es muy importante tener a alguien que los guíe. Hay que buscar un mentor que los motive y les enseñe lo necesario. No se encierren en decir “yo puedo solo”. Pedir ayuda es una de las mejores decisiones que pueden tomar.
Asimismo, lean e infórmense sobre lo básico de contabilidad y administración: los impuestos que les afectan, la infraestructura, los costos, el mercado, etc. Hay que hacer un análisis antes de invertir. Muchas veces invertimos y nos damos cuenta de que no proyectamos bien los números. Entonces, ese dinero lo perdemos para siempre.
Nunca es tarde para aprender.
Finalmente, apuesten por sus sueños, esa luz que se encendió y los orientó hacia un camino no debe apagarse, mucho menos por descuidos.
Al hablar con Cynthia se puede notar el amplio conocimiento que sus años de estudio y trabajo le han brindado. Asimismo, es muy evidente su deseo de compartirlo con los demás, ya que no se guarda ningún dato que pueda ser útil para la buena planificación o administración de un negocio.
De hecho, ese deseo de transmitir sus conocimientos a otros y ayudarlos a no rendirse motiva cada día a esta emprendedora. Igualmente, hace que no se conforme con lo que ha logrado hasta ahora. Cynthia sabe que aún hay mucho trabajo por hacer y mucha gente a la cual aconsejar.
Si en algún momento deseas una ayuda u orientación de cómo gestionar tu empresa (por muy grande o pequeña que sea), no dudes en comunicarte con Business Lab. Cynthia te mostrará qué puntos reforzar y cómo debes hacerlo, al igual que un médico te guía para curarte de una enfermedad.
Cada semana, destacamos una empresa de Paraguay, en el marco del Plan de Digitalización MIPYME, cuya trayectoria, logros y experiencia son una inspiración para todos nosotros. Es un honor y un privilegio poder acercar estas grandes historias y aprender de ellas.
